Vi har de senaste månaderna hjälpt en redovisningsbyrå med att införa moderna arbetssätt i Microsoft 365. I denna bloggartikel delar vi med oss av de insikter vi fått kring hur en redovisningsbyrå hade kunnat använda Microsoft 365 för att bygga upp en digital arbetsplats som gör att de lägger mindre tid på manuellt arbete, säkerställer kvalitet och att de arbetar enligt de branschstandarder som finns.
Introduktion till Microsoft 365
Microsoft 365 är en molnplattform av Microsoft och en tanke som Microsoft haft i sin design är att moderna organisationer använder den som sin digital arbetsplats. Microsoft 365 består av många olika appar som är framtagna för att hantera en viss typ information, och genom att sätta ihop olika appar kan man bygga upp kraftfulla lösningar och stöd för den egna verksamheten. En styrka hos Microsoft 365 är att man, genom att använda den inbyggda automatiseringsmotorn som heter Power Automate, kan se till att verksamhetens processer löper på löpande utan att man behöver vara inne och peta i detaljer.
En redovisningsbyrås behov
Det finns ju mycket digitalt stöd på marknaden att tillgå för en redovisningsbyrå (t.e.x Fortnox) så vad finns det för anledningar att satsa på Microsoft 365?
I grunden är Microsoft 365 en kommunikations- och samarbetsplattform. Med möjligheter att ta fram lösningar för den egna specifika verksamheten (genom att kombinera appar som jag skrev ovan). Detta gör att Microsoft 365 kan fungera som ett komplement till de andra systemen.
Några funktioner som ni kanske skulle vilja kunna utföra är:
- Snabbt och enkelt ta fram en aktiebok till en kund
- Snabbt och enkelt skapa en revers åt en kund
- Få automatiska påminnelser när det är dags att ompröva ett kunduppdrag
- Ha en strukturerad on-boarding process för nya kunder
- Ha en strukturerad off-boarding process för kunder som lämnar
Kanske vill ni bli av med ert dubbelarbete, som t.ex. att skapa dokument för kunder från grunden (även om det finns mallar att tillgå så måste kundinformationen läggas in för hand)? I Microsoft 365 kan man istället utgå från en central lista med kundinformationen och använda den när dokumenten skapas. På detta sätt jobbar man smartare. ?
En REX-lösning i Microsoft 365
Introduktion
För att illustrera hur en sådan verksamhetsanpassad lösning skulle kunna se ut i Microsoft 365 väljer vi att nedan visa några delar av den REX-lösning vi hjälpt byråer implementera.
REX är framtaget av den ledande branschorganisationen Srf konsulterna som också utför auktoriseringar och revisioner. Konceptet bygger på att skapa kvalitet direkt i produktionen istället för att göra rättelser i efterhand. RE betonar att den auktoriserade redovisningskonsultens arbete ska vara proaktivt. Varje byrå ansvarar för att själv implementera standarden i sin verksamhet.
Utifrån dessa förutsättningar har vi analyserad vilka appar och funktioner i Microsoft 365 som hade gjort att en redovisningsbyrå skulle kunna jobba som mest effektivt med sin REX-process (och klara en revision galant).
Skapa nytt kunduppdrag
Genom att använda Power Apps går det att låta medarbetarna att skapa nya kunduppdrag på ett strukturerat sätt.
Alla kunduppdrag i en lista
När ett kunduppdrag skickas in från formuläret läggs det in i listan nedan, där man också kan se hur de andra kunduppdrag ligger till.
Varje kunduppdrag går genom 5 faser innan det blir löpande, och man kan se direkt vilken fas uppdraget är i (grönt = klart, blått = under arbete, rött = ej klart).
Kommunikation kring ett kunduppdrag
Tanken från Microsofts sida är att en organisation ska gå från att sköta sin interna kommunikation via mejl/SMS/WhatsApp till att använda sig av appen Teams.
En redovisningbyrå kan använda sig av Teams för att på ett strukturerat sätt kommunicera kring kunduppdrag.
I linje med detta tänk så har vi designat REX-lösningen för att skapa en sådan konversationstråd för varje nytt kunduppdrag, där man kan följa uppdragets vandring i REX-processen. Viktiga länkar som till dokument och uppgifter går att visa i inläggen för varje fas. Varje gång uppdraget går in i en ny fas skapas ett nytt inlägg för att meddela det.
I tråden kan man samarbeta och kommunicera kring kunduppdraget.
Uppdragskort
Klickar man på ett kunduppdrag kan man se all information för detta uppdrag.
Det finns även en länk till diskussionstråden inlagd, vilket underlättar att hitta tillbaka till just detta uppdrags diskussion.
En REX-uppgift
I de flesta faser skapas det en uppgift som tilldelas (antingen till den kundansvarige, avtalsansvarige, eller godkännaren). De uppgifter som skapas av applikationen använder sig av appen Planner. Man kan bl.a. lägga in checklistor med de deluppgifter som ingår (som hjälp för den som ska utföra arbetet). En länk till kundens specifika dokument ligger bifogad längst ner.
När uppgiften markeras som slutförd går processen vidare till nästa fas.
Dokument
Dokumenten som ingår i REX-processen skapas upp automatiskt och kundinformationen läggs också in, beroende på fasen uppdraget går in i.
Godkännanden
Mellan antagningsfasen och planeringsfasen finns ett godkännande inbyggt. I applikationen används appen ”Godkännanden”, se nedan.
Omprövning
I applikationen ingår det en kontroll en gång om dagen över vilka kunduppdrag som det är dags att utföra omprövning för. Datumet för omprövning sätts 1 år fram i tiden från det att kunduppdraget blivit löpande.
Uppgiftsöversikt
För den som vill skaffa sig en översikt av hur det ligger till i verksamheten finns följande gränssnitt. Man kan få en översikt av alla uppgifter genom en lista.
Avrundning
Vi har ovan visat hur en redovisningsbyrå skulle kunna använda de appar som finns tillgängliga i Microsoft 365 för att kvalitetssäkra sin process för intag, omprövning och avslutande av kunduppdrag.
Microsoft 365 är givetvis så mycket mer än denna lösning. Det finns en uppsjö av verktyg för medarbetares personliga effektivitet (Outlook, ToDo, OneNote för att nämna några) och även för samarbete och kommunikation (Teams, Planner, SharePoint).
För att implementera lösning för REX-processen krävs inga andra licenser än licensen Microsoft 365 Business Premium. Enbart konfigureringar är gjorda (ingen programmering) för att sätta ihop applikationen. Detta är ett nytt sätt att skapa IT-lösningar som går under beteckningen low code/no code. Redovisningsbyråer som anammar detta nya sätt att ta fram lösningar kommer kunna implementera mycket anpassat stöd för sin verksamhet. REX-applikationen ovan är bara ett exempel på hur Microsoft 365 hade kunnat användas. Andra tänkbara tillämpningar är: aktiebrev, reverser, process för penningtvätt, m.m.
Den stora drivkraften för att digitalisera verksamheten är kanske tidsbesparingar, men att frilägga energi för att vara mer proaktiv gentemot kunden ska inte missas. Det är ju ett av de uttalade målen med REX-standarden i grunden (dvs: att hinna göra mer för kunden).
