Jag har under det senaste året hjälpt 2 kommunala ledningsgrupper här i södra Skåne att använda Microsoft 365 för sitt interna samarbete, och i detta blogginlägg delar jag med mig av hur uppdragen genomförandes.
Båda kommunerna hade Microsoft 365 på väg att rullas ut i hela organisationen, med tillhörande utbildning för medarbetarna över den vanligaste apparna i Microsoft 365.
Ledningsgrupperna upplevde att de behövde förstå Microsoft 365 inte bara för den personliga användningen, utan också för att få med sig hela gruppen i det förändrade arbetssätten, och för att få förståelse för hur de som ledare i organisation ska leda sina medarbetare på den digitala arbetsplatsen. De valde att köpa in specifik coaching för Microsoft 365, som löpte över längre tid (mellan 6 och 8 månader).
Så, grundtanken från grupperna själva var att:
- Få inspiration till frågan de ställt sig: hur bör vi som ledningsgrupp arbeta i Microsoft 365 för att få till ett effektivt samarbete? Gruppen fick förevisat vilka arbetssätt som hade gett bäst struktur, effektivitet och hållbarhet på sikt.
- Medlemmarna i gruppen ska testa på att arbeta på detta nya sätt, och sedan gemensamt bestämma sig för om det är något för gruppen att anamma eller inte
- Genom detta arbete får individerna inblick i vad Microsoft 365 är för något och vilka möjligheter det finns att förverkliga produktivitetsvinster
- Ledningsgruppens deltagare får stöttning i sin egen digitala transformation och kommer kunna agera förebilder för resten av organisationen
Vi identifierade sex viktiga arbetssätt för en ledningsgrupp och med ett uppstarts- och avslutningsmöte så blev det 8 möten totalt. Några av dessa genomförde vi helt eller delvis på distans, vilket fungerade bra.
På uppstartsmötet gick vi igenom syfte och mål med arbetet, upplägget med material innan mötet med mig, kursupplägget, och en översikt av Microsoft 365 och det moderna arbetslivet.
Arbetssätten
Vilka arbetssätt var det då som grupperna fick till sig som förslag? Jo, här kommer en kort översikt:
- Internkommunikationen – hur går vi från mejlen till mer strukturerad och hållbar kommunikation? Hur strukturar vi vårt Teams i Teams, och vilka arbetssätt ska vi ha som gör att strukturen kommer att upprätthållas och vi kommer kunna uppnå vinster som tidsbesparningar, bättre beslut, bättre och snabbare kommunikation?
- Dokument – hur samverkar vi kring framtagande av våra dokument? Hur pratar vi kring dokumenten?
- Möten – hur kan vi få till möten som är effektiva och produktiva?
- Uppgifter – hur kan vi se till att vi inte tappar bort våra uppföljningsuppgifter
- Anteckningar – hur fångar vi upp och delar s.k. lös information som kan visa sig vara riktiga guldkorn (som foton av whiteboards, ljudupptagningar, etc.)?
- Beslut – hur kan vi få ett bra flöde i ärende > dagordning > beslut? Hur kan vi göra det möjligt för våra medarbetare att skicka in sina ärenden till oss, och att de sedan automatiskt får en avisering när vi har fattat ett beslut i ärendet?
De förslag på lösningar för dessa arbetssätt som jag presenterade använder sig av apparna i Microsoft 365, med en uttänkt struktur för att gruppen ska kunna arbeta under längre tid med sin information och ändå hitta tillbaka till viktig information när de behöver det.
Microsoft 365 består ju av ett stort antal applikationer och en ledningsgrupp har bra användning av flera av dessa, inte bara Microsoft Teams. Microsoft Teams har varit en central app för dessa arbetssätt och passar väldigt bra för en ledningsgrupp. För att få till stånd bra, stabila kopplingarna mellan arbetssätten har det kompletterats med Microsoft Lists, flöden i Power Automate, formulär i Power Apps. Även Stream för filmer, Planner för gemensamma uppgifter användes.
Den sista lektionen blev en genomgång av allt vi gått igenom, och även att gruppen gemensamt beslutade sig för vilka arbetssätt de skulle gå vidare med och vilka de kunde lägga på is så länge.
Kursmaterialet fanns tillgängligt i förväg så att deltagarna kunde ta del av det minst en vecka innan lektionen med mig. Detta uppskattades av många, då de kunde förbereda sig utifrån sin egen digitala nivå och sin inlärningsstil. Den enda gruppen valde att ha allt material som dokument medan den andra gruppen ville ha det som korta filmer.
Avslutning
Detta arbete har gett mig mersmak och jag ser hur kraftfullt det är för en organisation att få sin högsta ledning att på allvar använda Microsoft 365. Det är ju verkligen så att när våra ledare anammar ett beteende så har vi som medarbetare mycket lättare att göra detsamma. Så det finns många värdeskapande aspekter i mitt arbete med ledningsgrupper, vilket gör det väldigt tillfredsställande. Därför har jag nu bestämt mig för att försöka hjälpa fler kommuners ledningsgrupper framöver.
Att arbetet pågick under så pass lång tid gjorde nog att grupperna faktiskt lyckades behålla sina nya, digitala arbetsätt.
Nu snickrar jag på ett upplägg för nästa nivå för hur en ledningsgrupp kan arbeta i Microsoft 365, och som jag beskriver i en kommande artikel.