Mycket av den information som en ledningsgrupp rör sig med kommer paketerade i form av dokument. Det är information som man ska publicera ut till intressenter utanför ledningsgruppen, det är information man får in utifrån gruppen, och det kan vara information som man ska behålla inom gruppen för framtida användning.
I denna bloggartikel ska vi ta oss en titt på hur en ledningsgrupp kan hantera sina dokument på effektiva sätt via Office 365.
Utmaningar
De vanligaste utmaningarna med att få till stånd en effektiv hantering av gruppens dokument är följande:
- Dokumentet finns inte på ett samlat ställe (och om de gör det så kan det ändå kräva en insats att ta sig dit)
- Om en person börjar redigera ett gemensamt dokument så kommer det att vara låst för de andra
- När man konverserar kring ett dokument så görs det skiljt från dokumentet i sig vilket skapar fragmentering för hjärnan.
- Svårt att komma åt ett specifikt dokument när man är utanför kontoret och inte har sin dator uppe
Detta är några av utmaningarna som en ledningsgrupp har med sin dokumenthantering. Låt oss nu titta på hur en ledningsgrupp skulle kunna jobba i Office 365 med sina dokument.
Möjligheter
Dessa stöd finns i Office 365 som underlättar den gemensamma dokumenthanteringen:
- Samtidig redigering av dokument
- Versionshistorik där man kan gå tillbaka till tidigare versioner av dokumentet
- Ett ställe för att samla alla filer och där man har tillgång till dem varhelst ifrån