Effektiva möten i Office 365

Möten är en väldigt viktig bit i det löpande arbetet för en ledningsgrupp. Så de rutiner som ledningsgruppen har inför, under och efter sina möten blir även de viktiga.

I denna bloggartikel tittar vi närmare på vilka möjligheter en ledningsgrupp har att skapa sig nya rutiner med hjälp av Office 365.

Vi kommer både att fokusera på de stående möten som en ledningsgrupp ofta har och även möjligheterna för att ha andra typer av möten som underlättar för ett effektivt samarbete.

Mötets natur

Ett möte har förändrats mycket över de sista 20 åren. När man tidigare sa att man skulle ha möte betydde det att man träffades i samma rum och vid samma tidpunkt. Men i och med att vi har möjlighet att arbeta distribuerat i både rum och tid genom våra digitala verktyg, förändras mötets natur.

Det är inget fel på de traditionella fysiska mötena där alla träffas i samma rum på samma tid. Men ibland kan det ju vara så att alla faktiskt inte kan delta och då är det bra att ha utforskat möjligheterna att ha en annan form av möte som komplement (t.ex. ett virtuellt möte i Teams där de som inte är fysiskt närvarande kan vara med på distans).

Möjligheter

Det finns mycket stöd för effektiv möteshantering i Office 365. En del av dessa använder ni säkert redan, som kalendern i Outlook. Men vet ni att ni kan skapa konversationstrådar i Teams för ert möte, där ni kan prata om mötet innan mötet, dela material som alla ska läsa in sig på, och för strukturerade diskussioner kring de frågor som hör till mötet? Om ni börjar schemalägga era möten i Teams istället för i Outlook så får ni många fördelar för den moderna informationshanteringen. Det går t.ex. att använda appen OneNote för att hantera minnesanteckningarna, med automatiska kopplingar mellan kalenderhändelsen och anteckningssidan (tips: använd Infoga > Mötesinformation i OneNote).

I tabellen nedan har vi samlat i några av de möjligheter som finns att med hjälp av Office 365 uppnå ett mer effektivt sätt att hantera sina ledningsgruppsmöten. Alla steg hänger ihop i ett scenario för hur en ledningsgrupp skulle kunna genomföra ett av sina möten i Office 365.

Vill ni se hur dessa funktioner fungerar i Office 365 så har vi tagit fram en film som ingår i vår onlinekurs ”Office 365 för ledningsgrupper”.